Υποχρέωση Διευθυντών Για Τήρηση Λογιστικών Αρχείων Και Βιβλίων Εταιρείας

Οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι για την τήρηση των λογιστικών βιβλίων και αρχείων της εταιρείας σύμφωνα με τους ισχύοντες λογιστικούς κανόνες και τους νόμους που διέπουν τη χώρα όπου είναι εγγεγραμμένη η εταιρεία.

Η τήρηση των λογιστικών βιβλίων κυρίως περιλαμβάνει την καταγραφή και την ταξινόμηση των οικονομικών συναλλαγών μιας εταιρείας, όπως τις αγορές, τις πωλήσεις, τις πληρωμές και τις εισπράξεις. Η τήρηση λογιστικών αρχείων μιας εταιρείας περιλαμβάνει τα κατάλληλα έγγραφα και τις πληροφορίες που συνδέονται με τις οικονομικές εγγραφές της εταιρείας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν αποδείξεις αγορών και πωλήσεων, τραπεζικές εκκαθαρίσεις, απολογισμούς μισθών και ασφαλίσεων, φορολογικά έντυπα και άλλα σχετικά έγγραφα.

Η σωστή τήρηση των λογιστικών βιβλίων και αρχείων μιας εταιρείας είναι σημαντική για διάφορους λόγους μερικοί από αυτούς είναι:

1. Συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς
2. Οικονομική παρακολούθηση της εταιρείας
3. Φορολογική συμμόρφωση της εταιρείας

Στο Κυπριακό Δίκαιο σύμφωνα με τον Περί Εταιρειών Νόμο Κεφ.113 άρθρο 141, οι διευθυντές μιας εταιρείας η οποία είναι εγγεγραμμένη εντός της Κυπριακής Δημοκρατίας, θα πρέπει να μεριμνούν ώστε να τηρούνται λογιστικά βιβλία και αρχεία, τα οποία κρίνονται αναγκαία για την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων, σύμφωνα με τον νόμο.

Συγκεκριμένα τα λογιστικά βιβλία θα πρέπει  να επεξηγούν ορθώς όλες τις συναλλαγές και να επιτρέπουν τον καθορισμό της οικονομικής θέσης μιας εταιρείας με εύλογη ακρίβεια σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή και να περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων, υποστηρικτικά έγγραφα, περιλαμβανομένων συμβολαίων και τιμολογίων, τα οποία απεικονίζουν με ακρίβεια :

1. Όλα τα χρηματικά ποσά, τα οποία εισπράττονται και δαπανώνται, καθώς και τα ζητήματα για τα οποία πραγματοποιείται η αντίστοιχη είσπραξη και η αντίστοιχη δαπάνη.
2. Όλες τις πωλήσεις και τις αγορές και οποιεσδήποτε συναλλαγές.
3. Όλα τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις της εταιρείας.

Τα εν λόγω λογιστικά βιβλία και αρχεία, επιβάλλεται να φυλάγονται για περίοδο έξι (6) ετών μετά το τέλος του ημερολογιακού έτους αναφοράς τους, στο εγγεγραμμένο γραφείο της εταιρείας ή σε οποιοδήποτε άλλο χώρο ο οποίος θεωρήθηκε κατάλληλος από τους διευθυντές της. Έκαστη εταιρεία υποχρεούται να έχει τα λογιστικά βιβλία και αρχεία  της πάντοτε ανοικτά για επιθεώρηση από τους διευθυντές.

Αν οι διευθυντές της εταιρείας παραλείπουν να λάβουν τα εύλογα μέτρα για συμμόρφωση με τις διατάξεις της νομοθεσίας, διαπράττουν ποινικό αδίκημα και σε περίπτωση καταδίκης τους υπόκεινται σε φυλάκιση που δεν υπερβαίνει το ένα έτος ή σε πρόστιμο που δεν υπερβαίνει τις χίλιες λίρες (περίπου σε αντιστοιχία 1768 ευρώ) ή και στις δύο αυτές ποινές.

Να σημειωθεί πως σύμφωνα με τον περί Ποινικού Κώδικα Κεφ.154, άρθρο 311 η δόλια ιδιοποίηση ή τήρηση ψευδών λογαριασμών ή παραποίηση βιβλίων ή λογαριασμών από διευθυντές εταιρειών θεωρείται κακούργημα το οποίο υπόκειται σε φυλάκιση 7 χρόνων.

Σχετικό είναι και το άρθρο 312 του Ποινικού Κώδικα το οποίο αποτρέπει οποιοδήποτε διευθυντή, αξιωματούχο ή ελεγκτή εταιρείας να εκδίδει, κυκλοφορεί, δημοσιεύει, συμφωνεί στην έκδοση, κυκλοφορία ή δημοσίευση έγγραφης δήλωσης ή λογαριασμού, τα οποία, γνωρίζει ότι είναι ψευδή, και με σκοπό (α) να εξαπατήσει ή να καταδολιεύσει μέλος, μέτοχο ή πιστωτή, συγκεκριμένο ή όχι της εταιρείας ή (β) να υποκινήσει οποιοδήποτε πρόσωπο, συγκεκριμένο ή όχι, να γίνει μέλος της εταιρείας, ή να εμπιστευτεί, ή να προκαταβάλει οποιαδήποτε περιουσία στην εταιρεία ή να παρέχει οποιαδήποτε ασφάλεια σε όφελος τους, είναι ένοχος κακουργήματος και υπόκειται σε φυλάκιση 7 χρόνων.

Ως εκ των πιο πάνω, αδιαμφισβήτητα η τήρηση λογιστικών βιβλίων και αρχείων μια εταιρείας από τους διευθυντές της είναι αναγκαία για την σωστή διεξαγωγή εργασιών της εταιρείας αλλά και για την συμμόρφωση της με τον νόμο.